آموزش کار با نرم افزار PetBlum؛ راهنمای کامل مدیریت پت شاپ از صفر
اگر برای اولین بار وارد نرم افزار PetBlum شدهاید و نمیدانید از کجا باید شروع کنید، این راهنما برای شما نوشته شده است.
در این آموزش فرض میکنیم شما هیچ تجربهای با نرم افزارهای مدیریت پت شاپ ندارید. بنابراین همه چیز را از ابتدا و به زبان ساده توضیح میدهیم؛ از ایجاد حساب کاربری و ثبت اطلاعات پت شاپ گرفته تا مدیریت مشتریان، پتها، محصولات، موجودی و فروش.
هدف این آموزش چیست؟
هدف این مقاله فقط معرفی امکانات PetBlum نیست. در پایان این آموزش باید بدانید هر بخش نرم افزار چه کاربردی دارد، چه اطلاعاتی باید در آن ثبت کنید و چه زمانی از آن استفاده کنید.
PetBlum چیست؟
PetBlum یک نرم افزار مدیریت برای کسبوکارهای حوزه حیوانات خانگی است که به شما کمک میکند اطلاعات و فعالیتهای روزمره کسبوکار خود را به شکل منظمتری مدیریت کنید.
اگر امروز اطلاعات مشتریان در دفتر، محصولات در یک فایل Excel، فروشها در دفتر حسابداری و اطلاعات پتها در تلفن همراه شما باشد، احتمالاً پیدا کردن اطلاعات موردنیاز در زمان مناسب سخت خواهد شد.
PetBlum با هدف متمرکز کردن این اطلاعات طراحی شده است تا بتوانید بخشهای مختلف کسبوکار خود را در یک محیط یکپارچه مدیریت کنید.
با PetBlum چه چیزهایی را میتوان مدیریت کرد؟
اطلاعات کسبوکار
مشتریان
حیوانات خانگی
محصولات
موجودی
فروش و سفارشها
اطلاعات مرتبط با خدمات
اطلاعات و سوابق مرتبط با پتها
گزارشها و اطلاعات مدیریتی
کاربران و دسترسیها
ارتباط و پشتیبانی
قبل از شروع، یک تصویر کلی از PetBlum داشته باشید
برای اینکه کار با نرم افزار برایتان ساده شود، ابتدا بهتر است ارتباط بین بخشهای مختلف را درک کنید.
تصور کنید شما صاحب یک پت شاپ هستید. یک مشتری وارد فروشگاه میشود و برای سگ خود محصولی خریداری میکند. در چنین شرایطی چند اطلاعات مختلف با یکدیگر ارتباط دارند:
شخصی که خرید را انجام داده، مشتری است.
حیوان متعلق به او، پت است.
محصولی که خریداری شده، در بخش محصولات قرار دارد.
تعداد آن محصول روی موجودی تأثیر میگذارد.
خرید انجامشده، یک فروش ایجاد میکند.
اطلاعات ثبتشده بعدها میتواند در گزارشها مورد استفاده قرار گیرد.
پس ساختار ذهنی شما باید چیزی شبیه این باشد:
کسبوکار ← مشتری ← پت ← محصول ← فروش ← موجودی ← گزارش
وقتی این ارتباط را متوجه شوید، کار با بخشهای مختلف PetBlum بسیار سادهتر خواهد شد.
مرحله اول: شروع کار با PetBlum
اولین قدم، ایجاد حساب کاربری و ورود به نرم افزار است.
بعد از ورود، شما وارد محیط اصلی نرم افزار میشوید و میتوانید به بخشهای مختلف دسترسی داشته باشید.
اگر اولین بار است وارد نرم افزار میشوید چه کار کنیم؟
لازم نیست از همان ابتدا همه امکانات را بررسی کنید. یکی از اشتباهات رایج کاربران این است که میخواهند تمام بخشهای نرم افزار را در همان روز اول یاد بگیرند.
بهتر است مرحلهبهمرحله جلو بروید.
مسیر پیشنهادی برای شروع:
تکمیل اطلاعات کسبوکار
ثبت مشتریان
ثبت پتها
ثبت محصولات
بررسی موجودی
ثبت فروش
بررسی گزارشها
مرحله دوم: اطلاعات پت شاپ خود را تنظیم کنید
قبل از اینکه اطلاعات زیادی وارد نرم افزار کنید، بهتر است اطلاعات مربوط به کسبوکار خود را بررسی و تکمیل کنید.
این اطلاعات کمک میکنند محیط نرم افزار با کسبوکار واقعی شما هماهنگ باشد.
چه اطلاعاتی را باید بررسی کنیم؟
نام کسبوکار
اطلاعات تماس
اطلاعات عمومی کسبوکار
تنظیمات مربوط به سیستم
تنظیمات ارتباط و اعلانها
نکته برای کاربران تازهکار:
اگر با بعضی از تنظیمات آشنا نیستید، نگران نباشید. لازم نیست تمام تنظیمات پیشرفته را همان روز اول تغییر دهید. ابتدا اطلاعات اصلی را تکمیل کنید و بعد از آشنایی بیشتر با نرم افزار به تنظیمات دیگر برگردید.
مرحله سوم: مشتریان خود را ثبت کنید
یکی از مهمترین اطلاعات هر پت شاپ، اطلاعات مشتریان است.
فرض کنید فردی برای اولین بار وارد پت شاپ شما میشود و محصولی برای سگ خود میخواهد. اگر اطلاعات او را در سیستم ثبت کنید، در مراجعه بعدی دیگر لازم نیست همه اطلاعات را دوباره از او بپرسید.
ثبت مشتری یعنی چه؟
در این مرحله شما اطلاعات فردی را که با کسبوکار شما ارتباط دارد در سیستم ثبت میکنید.
برای مثال:
نام
نام خانوادگی
اطلاعات تماس
اطلاعات موردنیاز برای ارتباط
یک مثال واقعی
فرض کنید مشتریای به نام «علی رضایی» وارد پت شاپ شده است. او صاحب یک سگ به نام «لئو» است.
ابتدا علی را به عنوان مشتری ثبت میکنید. سپس پت او را نیز در سیستم ثبت میکنید و بین این دو اطلاعات ارتباط برقرار میکنید.
از اینجا به بعد وقتی دوباره علی به فروشگاه مراجعه کند، میتوانید مشتری را پیدا کنید و اطلاعات پت او را نیز مشاهده کنید.
مرحله چهارم: پتهای مشتریان را ثبت کنید
یکی از بخشهای مهم PetBlum، مدیریت اطلاعات حیوانات خانگی است.
دلیل اهمیت این بخش این است که در یک پت شاپ معمولاً اطلاعات مشتری به اطلاعات یک یا چند حیوان خانگی مرتبط است.
ممکن است یک مشتری یک سگ داشته باشد، مشتری دیگری دو گربه داشته باشد و مشتری دیگری چند حیوان مختلف.
ساختار اطلاعات چگونه است؟
مشتری
پت اول
پت دوم
پت سوم
بنابراین اگر یک مشتری چند پت داشته باشد، لازم نیست برای هر پت یک مشتری جداگانه ایجاد کنید. مشتری یک رکورد مستقل دارد و پتهای او به همان مشتری مرتبط میشوند.
مثال:
علی رضایی → لئو، سگ نر
علی رضایی → میلو، گربه نر
این ساختار باعث میشود اطلاعات مشتری و حیوانات خانگی او منظمتر مدیریت شود.
مرحله پنجم: محصولات پت شاپ را وارد کنید
حالا که مشتریان و پتها را شناختیم، نوبت به محصولات میرسد.
محصولات بخش بسیار مهمی از یک پت شاپ هستند؛ بنابراین بهتر است از همان ابتدا اطلاعات آنها را با دقت وارد کنید.
برای هر محصول چه اطلاعاتی اهمیت دارد؟
نام محصول
دستهبندی محصول
قیمت
موجودی
اطلاعات تکمیلی محصول
مثال واقعی
فرض کنید محصولی با نام «غذای خشک سگ» در فروشگاه دارید. آن را در سیستم ثبت میکنید و اطلاعات مربوط به آن را تکمیل میکنید.
حالا هر زمان که بخواهید اطلاعات این محصول را بررسی کنید، لازم نیست بین دفترها یا فایلهای مختلف جستوجو کنید.
مرحله ششم: مدیریت موجودی؛ بدانید چه چیزی در فروشگاه دارید
یکی از مشکلات رایج در مدیریت پت شاپ این است که صاحب فروشگاه همیشه نمیداند چه محصولی در انبار یا فروشگاه دارد و چه محصولی در حال تمام شدن است.
مدیریت موجودی به شما کمک میکند وضعیت محصولات خود را بهتر کنترل کنید.
چرا موجودی اهمیت دارد؟
فرض کنید یک محصول پرفروش دارید و مشتریان زیادی آن را خریداری میکنند. اگر موجودی آن را کنترل نکنید، ممکن است زمانی متوجه تمام شدن محصول شوید که مشتری برای خرید آن مراجعه کرده است.
بنابراین یکی از عادتهای مهم در مدیریت پت شاپ این است که ورود و خروج محصولات را بهصورت منظم ثبت و موجودی را بررسی کنید.
قاعده ساده:
محصول وارد شد → موجودی افزایش پیدا میکند.
محصول فروخته شد یا از موجودی خارج شد → موجودی کاهش پیدا میکند.
مرحله هفتم: ثبت فروش
حالا تصور کنید تمام اطلاعات پایه را وارد کردهاید و مشتری یک محصول خریداری میکند.
در این مرحله باید فروش را در سیستم ثبت کنید.
یک فروش معمولی چگونه اتفاق میافتد؟
مشتری مشخص میشود.
محصول موردنظر انتخاب میشود.
تعداد و اطلاعات فروش ثبت میشود.
فروش ثبت و قابل پیگیری میشود.
اطلاعات مربوط به موجودی بر اساس فرآیند سیستم مدیریت میشود.
مزیت اصلی ثبت فروش در نرم افزار این است که اطلاعات فروش شما دیگر فقط در حافظه، دفتر یا یک فایل پراکنده باقی نمیماند.
یک مثال واقعی؛ از ورود مشتری تا ثبت فروش
برای اینکه همه چیز را بهتر درک کنید، اجازه دهید یک سناریوی واقعی را با هم بررسی کنیم.
سناریو
فرض کنید شما صاحب یک پت شاپ هستید. مشتری جدیدی وارد فروشگاه میشود.
نام مشتری «سارا احمدی» است و صاحب یک گربه به نام «پاپی» است. او برای گربه خود یک بسته غذای خشک خریداری میکند.
در PetBlum چه کار میکنیم؟
مشتری را ثبت میکنیم.
سارا احمدی به عنوان مشتری وارد سیستم میشود.پت را ثبت میکنیم.
پاپی به عنوان پت سارا ثبت میشود.محصول را پیدا میکنیم.
محصول موردنظر از بین محصولات ثبتشده انتخاب میشود.فروش را ثبت میکنیم.
خرید مشتری در سیستم ثبت میشود.موجودی را بررسی میکنیم.
وضعیت موجودی محصول بعد از فروش قابل پیگیری خواهد بود.
نتیجه:
یک خرید ساده، اطلاعات مختلفی ایجاد میکند؛ اما همه آنها میتوانند به شکل منظم در سیستم مدیریت شوند.
مرحله هشتم: مدیریت سفارشها
در کنار فروش، ممکن است با سفارشهای مختلف مشتریان نیز سروکار داشته باشید.
ثبت سفارش در سیستم باعث میشود اطلاعات سفارشها فقط در پیامرسانها، دفتر یا حافظه شما باقی نماند و بتوانید آنها را بهتر پیگیری کنید.
برای هر سفارش چه چیزی اهمیت دارد؟
مشتری سفارشدهنده
محصولات سفارش
تعداد محصولات
وضعیت سفارش
اطلاعات موردنیاز برای پیگیری
اگر در کنار پت شاپ، خدمات دامپزشکی هم ارائه میدهید
بعضی از مجموعهها فقط پت شاپ نیستند و در کنار فروش محصولات، خدمات مرتبط با کلینیک دامپزشکی نیز ارائه میکنند.
در چنین شرایطی، داشتن اطلاعات منظم از مشتریان و پتها اهمیت بیشتری پیدا میکند.
اطلاعات مربوط به پت میتواند در فرآیندهای مرتبط با خدمات و سوابق آن مورد استفاده قرار گیرد و ارتباط بین صاحب حیوان و پت او نیز حفظ شود.
مثال:
مشتری → پت → مراجعه → خدمت → سابقه
بنابراین اگر کسبوکار شما همزمان چند نوع فعالیت مرتبط با حیوانات خانگی دارد، مدیریت یکپارچه اطلاعات میتواند فرآیندهای روزمره را سادهتر کند.
مرحله نهم: گزارشها؛ وقتی اطلاعات شما تبدیل به تصمیم میشوند
یکی از دلایل اصلی استفاده از نرم افزار مدیریت، فقط ثبت اطلاعات نیست. اطلاعات ثبتشده زمانی ارزش بیشتری پیدا میکنند که بتوانید از آنها برای بررسی وضعیت کسبوکار استفاده کنید.
گزارشها میتوانند به شما کمک کنند دید بهتری نسبت به فعالیتهای ثبتشده داشته باشید.
اما یک نکته بسیار مهم وجود دارد:
گزارش خوب، نتیجه اطلاعات خوب است.
اگر فروشها ثبت نشوند، محصولات ناقص باشند یا اطلاعات مشتریان اشتباه وارد شوند، گزارشهای شما نیز نمیتوانند تصویر دقیقی از کسبوکار ارائه کنند.
بنابراین قبل از اینکه نگران گزارشها باشید، مطمئن شوید اطلاعات روزانه را درست و منظم ثبت میکنید.
مرحله دهم: اگر چند نفر در پت شاپ کار میکنند
اگر پت شاپ شما فقط توسط یک نفر مدیریت نمیشود و چند کاربر با نرم افزار کار میکنند، مدیریت کاربران و دسترسیها اهمیت پیدا میکند.
در چنین شرایطی بهتر است هر شخص با حساب کاربری خودش وارد سیستم شود و دسترسیها بر اساس مسئولیت او تعیین شوند.
این موضوع باعث میشود مدیریت کسبوکار منظمتر باشد و مشخص شود هر کاربر به کدام بخشهای نرم افزار دسترسی دارد.
پیشنهاد یک روال روزانه برای استفاده از PetBlum
حالا که با بخشهای اصلی آشنا شدید، بیایید یک روال ساده برای استفاده روزانه از نرم افزار داشته باشیم.
شروع روز
ورود به نرم افزار
بررسی وضعیت کلی
بررسی سفارشها و فعالیتهای موردنیاز
بررسی محصولات مهم و موجودی
در طول روز
ثبت مشتری جدید
ثبت پت جدید
ثبت محصولات جدید
ثبت فروشها
بهروزرسانی اطلاعات موردنیاز
پایان روز
بررسی فروشهای ثبتشده
بررسی وضعیت سفارشها
بررسی موجودی محصولات مهم
بررسی گزارشهای موردنیاز
اشتباهات رایج کاربران تازهکار
۱. تلاش برای یادگیری همه چیز در یک روز
لازم نیست تمام قابلیتهای PetBlum را در همان روز اول یاد بگیرید. ابتدا بخشهایی را یاد بگیرید که هر روز با آنها کار دارید.
۲. ثبت نکردن اطلاعات
اگر بخشی از فروشها را در نرم افزار ثبت کنید و بخشی را در دفتر نگه دارید، بعد از مدتی اطلاعات شما پراکنده خواهد شد.
۳. ثبت اطلاعات ناقص مشتری
اطلاعات مشتری را تا حدی که برای کسبوکار شما کاربردی است کامل وارد کنید. اطلاعات ناقص باعث میشود در مراجعههای بعدی پیدا کردن اطلاعات سختتر شود.
۴. بیتوجهی به موجودی
موجودی محصولات را بهصورت منظم بررسی کنید و ورود و خروج کالا را جدی بگیرید.
۵. استفاده نکردن از گزارشها
وقتی مدتی اطلاعات را منظم ثبت کردید، از گزارشها برای شناخت بهتر وضعیت کسبوکار استفاده کنید.
اگر تازه با PetBlum شروع کردهاید، این مسیر را دنبال کنید
روز اول
حساب کاربری و اطلاعات کسبوکار را تکمیل کنید و با محیط نرم افزار آشنا شوید.
روز دوم
چند مشتری واقعی و پتهای آنها را وارد سیستم کنید.
روز سوم
محصولات اصلی پت شاپ خود را ثبت کنید و موجودی آنها را بررسی کنید.
روز چهارم
فرآیند ثبت فروش و سفارش را تمرین کنید.
بعد از آن
بهمرور سراغ گزارشها، تنظیمات، کاربران و سایر قابلیتهایی بروید که برای کسبوکار شما کاربرد دارند.
یک نکته مهم: PetBlum را با کسبوکار واقعی خود یاد بگیرید
بهترین روش یادگیری نرم افزار این نیست که فقط منوها را باز کنید و آنها را ببینید.
یک مشتری واقعی را در نظر بگیرید و سعی کنید تمام فرآیند مربوط به او را در سیستم انجام دهید.
مثلاً:
«این مشتری چه کسی است؟»
«پت او چیست؟»
«چه محصولی خرید؟»
«فروش او را چطور ثبت کنم؟»
«موجودی محصول چه تغییری کرد؟»
«بعداً چطور دوباره اطلاعات این مشتری را پیدا کنم؟»
وقتی این سناریو را چند بار با اطلاعات واقعی انجام دهید، ساختار PetBlum خیلی سریع برایتان قابل فهم میشود.
جمعبندی؛ از کجا شروع کنیم؟
اگر بخواهیم تمام این آموزش را در یک مسیر کوتاه خلاصه کنیم، فرآیند کلی استفاده از PetBlum به این شکل است:
کسبوکار خود را تنظیم کنید.
مشتریان را ثبت کنید.
پتهای مشتریان را ثبت کنید.
محصولات را وارد کنید.
موجودی را مدیریت کنید.
فروشها و سفارشها را ثبت کنید.
اطلاعات را منظم نگه دارید.
از گزارشها برای بررسی وضعیت کسبوکار استفاده کنید.
مهمترین نکته این است که قرار نیست از همان روز اول متخصص PetBlum باشید. کافی است فرآیندهای روزمره خود را یکییکی وارد نرم افزار کنید.
بعد از مدتی، ثبت مشتری، پت، محصول و فروش به بخشی طبیعی از فعالیت روزانه شما تبدیل خواهد شد.
اگر هنگام استفاده از هر بخش PetBlum با سؤال یا مشکلی مواجه شدید، میتوانید از طریق بخش پشتیبانی و تیکت با تیم PetBlum در ارتباط باشید.
سؤالات متداول درباره کار با PetBlum
آیا برای استفاده از PetBlum باید دانش تخصصی داشته باشم؟
خیر. PetBlum برای مدیریت فرآیندهای کسبوکار طراحی شده است و برای شروع کار به دانش تخصصی برنامهنویسی یا نرم افزاری نیاز ندارید.
اگر تازه پت شاپ خود را راهاندازی کرده باشم از کجا شروع کنم؟
ابتدا اطلاعات کسبوکار را تکمیل کنید، سپس مشتریان و پتها را ثبت کنید و بعد محصولات و موجودی را وارد کنید. پس از آن میتوانید فرآیند فروش و سایر بخشها را یاد بگیرید.
آیا باید تمام مشتریان قدیمی را یکباره وارد کنم؟
الزامی نیست. اگر اطلاعات زیادی دارید، میتوانید بهصورت مرحلهای شروع کنید و ابتدا مشتریانی را وارد کنید که بیشتر با کسبوکار شما در ارتباط هستند.
آیا میتوانم چند پت را برای یک مشتری ثبت کنم؟
بله. ساختار اطلاعات PetBlum به شما اجازه میدهد اطلاعات پتها را در ارتباط با صاحبان آنها مدیریت کنید.
آیا استفاده از نرم افزار در ابتدا سخت است؟
اگر مرحلهبهمرحله جلو بروید، یادگیری بخشهای اصلی نرم افزار دشوار نخواهد بود. پیشنهاد میشود ابتدا مشتری، پت، محصول، موجودی و فروش را یاد بگیرید و سپس سراغ امکانات دیگر بروید.
اگر در هنگام کار با PetBlum به مشکل بخورم چه کار کنم؟
میتوانید مشکل یا سؤال خود را از طریق بخش پشتیبانی و تیکت با تیم PetBlum مطرح کنید تا راهنمایی لازم را دریافت کنید.